“כמה זמן צריך לשמור חשבונית ירוקה?”

תוכן עניינים

• מהי חשבונית ירוקה?
• חשיבות השמירה על חשבוניות ירוקות
• כמה זמן צריך לשמור חשבונית ירוקה?
• שיטות לשמירה על חשבוניות ירוקות
• ההשלכות של אי-שמירה על חשבוניות
• שאלות נפוצות

מהי חשבונית ירוקה?

חשבונית ירוקה היא מסמך דיגיטלי המונפק על ידי ספק בעסקאות בין עסקיים שכולל את פרטי העסקה וכמו כן את הפרטים הנדרשים לצורכי מיסוי. חשבוניות אלו נוצרות במערכת ניהול חשבוניות מקוונת, וכך מקלות על תהליך הניהול הפיננסי והחשבונאי של העסק.

חשיבות השמירה על חשבוניות ירוקות

שמירת חשבוניות ירוקות חשובה מאוד, שכן הן משמשות כראיה לאמיתות העסקה וקיימות כלפי רשות המיסים. חשבוניות אלו משקפות את ההוצאות וההכנסות של העסק, והן חיוניות לצורך קיזוז מע"מ, הכנת דוחות כספיים, והגשה של דוחות מס.

כמה זמן צריך לשמור חשבונית ירוקה?

על פי החוק, עסקים נדרשים לשמור את החשבוניות הירוקות במשך 7 שנים מיום הנפקת החשבונית. הקדנציה הזו היא צעד הכרחי לא רק על מנת לעמוד בדרישות החוק, אלא גם כדי להבטיח שהעסקים מרוכזים כראוי לצורך ניהול פיננסי תקין.

חשוב להדגיש שהמונח "שמור את החשבוניות" כולל לא רק את שמירתן באופן פיזי (כמו בנייר), אלא גם שמירה בצורה דיגיטלית. אם הוחלט לשמור חשבוניות בצורה דיגיטלית, יש לדאוג שהן יהיו זמינות ונגישות לאורך התקופה הנדרשת.

בנוסף, ייתכן כי שיטות אבטחה טובות יהיו חיוניות כדי להגן על המידע הכספי של העסק, אשר עשוי להיפגע במקרים של גניבת זהות או נגישות לא מורשית למידע רגיש.

שיטות לשמירה על חשבוניות ירוקות

כדי לשמור על חשבוניות ירוקות, עסקים יכולים לפתח מערכות מסודרות לניהול קבצים דיגיטליים. להלן מקצת מהשיטות הנפוצות:

• שימוש במערכות ניהול מסמכים: מערכות אלו מאפשרות לאחסן את החשבוניות בצורה מאורגנת ומסודרת, ולעתים אף כוללות תכנות לניהול תזכורות ומעקב אחר זמני השמירה.
• גיבוי בענן: גיבוי קבוע בענן מבטיח שהמידע נשמר גם במקרה של אובדן או נזק פיזי למערכת המקומית.
• קבצים בפורמט PDF: שימוש בפורמט PDF מאפשר שמירה בטוחה ומוגנת מפני עריכה או שינוי לא מורשית.

ההשלכות של אי-שמירה על חשבוניות

אי-שמירה על חשבוניות ירוקות עשויה להוביל להשלכות חמורות עבור עסקים. במקרה של ביקורת על ידי רשות המיסים, חובת ההוכחה נמנית על העוברים בדו"ח מס. אם אין ברשותם המסמכים הנדרשים, הם עלולים להיתקל בקנסות גבוהים ואף סנקציות נוספות.

בנוסף, חוסר בשמירה על חשבוניות עשוי לפגוע ביכולת של העסק לבצע קיזוז מע"מ על הוצאות, דבר אשר עלול לפגוע ברווחיו ובתזרים המזומנים שלו.

שאלות נפוצות