ישנם בעלי עסקים המוצאים את עצמם בדילמה בשלב בו עליהם להחליט באיזו תוכנה להנהלת חשבונות עליהם לבחור. על מנת לבחור את התוכנה שתתאים באופן המלא והנכון ביותר יש לשים לב לאופי של כל עסק (בין אם הוא קטן ומשפחתי או גדול ומוסדי), היקף הפעילות העסקית, אם מדובר בחברה בע"מ, עוסק פטור או עוסק מורשה וכו'. לכן, בשביל להמנע מלהגיע למצב בו תבחר תוכנה לא נכונה ולא מתאימה עבורך, הכנו עבורך מאמר בו תוכל להתרשם מכל הנקודות שחשבנו שיש לתת עליהן את הדעת בעת בחירת התוכנה לניהול חשבונות כך שתתאים באופן מיטבי לצרכים שלך.
בתקופה הנוכחית עסקים עוברים להשתמש בתוכנות מקוונות לניהול חשבונות, ונוטשים את הדרכים הארכאיות שהיו נפוצות בעבר של ניהול חשבונות על ידי תיוק מסמכים פיזיים בערימות של קלסרים ודפים. התוכנה האינטרנטית להנהלת חשבונות מאפשרת יצירת דוחות, ניהול מלאי, מעקב אחר הוצאות והכנסות (שוטפות, מיוחדות או חריגות), הפקת חשבוניות, וכן אפשרויות סליקת אשראי מובנות בתוך התוכנה עצמה.
לעומת ניהול החשבונות הארכאי והמיושן באמצעות מסמכים פיזיים הרשומים בכתב יד ומאופסנים בקלסרים שיכולים להתבלות ולגרום לטעויות מהותיות בניהול העסק, תוכנה לניהול העסק שומרת את כל האינפורמציה המהותית והמסמכים החשובים בצורה בטוחה.
כיום קיימות מספר רב מאוד של תוכנות להנהלת חשבונות המציעות את שירותן, והדילמה שעולה בעת הבחירה בתוכנה הנכונה ביותר לניהול העסק שלך בהחלט מהותית.
אז כמו שהבטחנו, להלן העצות השימושיות שלנו בשביל לסייע לכם להחליט איזו תוכנה תתאים ותעבוד עבורכם באופן היעיל והמיטבי.
אבחנו מה האופי של העסק שלכם
יש לבדוק ולאבחן כיצד העסק שלכם פועל באופן שוטף ומה אופי הפעילות העסקית שלכם עליה יש לתת דגש בעת בחירת תוכנה לניהול עסק.
לדוגמא, מה מספר העובדים להם צריכה להיות אפשרות גישה לתוכנה? האם עדיפה עבורם תוכנה אינטרנטית ששמורה בענן המאפשר גישה מכל דפדפן, או תוכנה המותקנת במחשב עצמו? האם ישנו צורך בניהול התוכנה גם מהטלפון החכם, או שאולי יש לכם צורך בתוכנה לניהול חשבונות שנועדה למספר עסקים?
יש לשים דגש חשוב לגבי מספר המסמכים אותו תרצו להפיק מדי חודש.
כמו כן, האם יש צורך באופציה של שירות הרשאות גישה לתוכנה עבור סוכנים הנמצאים מחוץ למשרד כך שיוכלו להוציא באופן נגיש ומיידי הצעות מחיר, חשבוניות וכדומה..?
לאחר שסיימת לאבחן ולמפות את אופי העסק שלכם, יש לקחת את רשימת הקריטריונים ולעשות התאמה ראשונית של התוכנות איתן חשבתם לנהל את העסק שלכם. לאחר מכן יש להוריד מהפרק את התוכנות שלא עונות על הצרכים של הנתונים שהעליתם. כעת כשישנו מנעד מצומצם יותר של בחירה, יש לבדוק אם אחת מן התוכנות עונה באופן ספציפי לתחום בו אתם עוסקים כך שיתאים לכם בצורה המקצועית והממוקדת בפלח שלכם. למשל תוכנת הנהלת חשבונות למשרדי אדריכלות או עסקים בינוניים וקטנים, אשר אינם בהכרח נזקקים לתוכנה לניהול חשבונות כפולים. לעומת זאת ישנם עסקי מזון ואירוח שהתוכנה הייעודית עבורם מאפשרת להם גם להשתמש בתוכנה כקופה לחישוב תשלומים בעלת מערכת הזמנות ועוד..
אבחנו מה האופי של המשתמשים בתוכנה בעסק שלכם
אחרי שאבחנתם מה האופי והצרכים של העסק המסוים שלכם, יש לאבחן מה האופי והיכולות שלכם ושל העובדים שלכם שזקוקים לעבודה שוטפת מול התוכנה לניהול החשבונות.
חרף העובדה שתוכנות לניהול חשבונות מסייעות ותומכות בניהול הספרים והסדר הארגוני בעסק, עדיין ישנה חשיבות למידה ההבנה והבקיאות בנתונים, כמו גם בלמידה שוטפת של העדכונים הטכנולוגיים בתוכנה.
בהתממשקות מול התוכנה עדיין ישנו צורך בהפקת מסמכים ודוחות מס, ניהול מאגרי לקוחות וכן הזנת והדפסת נתונים. לכן יש לוודא שהתוכנה עימה בחרתם לעבוד תאפשר לכם עבודה נוחה, עם אפשרויות התנהלות ידידותיות וכן עם שירות תמיכה טכנית יעיל בעת הצורך.
ישנן תוכנות בהן השירות והתקשורת הינו באמצעות הדואר האלקטרוני בלבד אבל אצלנו ביש חשבונית- חשבוניות ללא הגבלת כמות ישנו בנוסף לכך גם אפשרות לשיחה טלפונית כאשר עולה הצורך בחידוד ההבנה ובסיוע בהתנהלות מול המערכת.
בדקו איזה מחיר ישתלם עבורכם
מאחר וקיימות תוכנות רבות, גם מנעד המחירים בין החברות השונות הינו רב ומשתנה בין תוכנה אחת לאחרת. ישנן תוכנות שלא עולות כלל וישנן כאלו שעולות סכומים נכבדים של מאות שקלים.
השוני הרב בין העלויות מצביע על השוני הרב בין האפשרויות שכל תוכנה מציעה על מגוון השירותים הכלולים בה. תוכנות להנהלת חשבונות חינמיות מגבילה את הלקוחות במספר המסמכים אותם ניתן להפיק, במספר המחשבים איתם ניתן לגשת אליהן, ובכללי מציעות מבחר דל ומצומצם של שירותים.
מערכות שעלותן גבוהה יותר מאפשרות גם שירותים מעמיקים יותר כגון סליקת אשראי, מעקב אחר מלאי, הזמנות ציוד וחומרי גלם בשוטף, מעקב אחרי המכירות וההוצאות, שירות תזכור אוטומטי, חיבורי API ועוד ועוד..
ישנן חברות של מערכות חשבונאות המאפשרות תמורת תשלום סינכרון עם תוכנות אחרות בשביל להתאים לאופי של כל עסק.
ישנן חברות שגובות תשלום שנתי ולעומתן כאלו שגובות דמי מנוי מדי חודש בחודשו. בדרך כלל תשלום שנתי מוזיל את העלויות.
אחרי שאבחנתם את האופי של העסק שלכם ואופי העבודה שלכם מול התוכנה, יש לשים לב לתוכנה שמציעה את המסלול המיטבי ביותר לעסק או לחברה שלך.
עדיף לבחור במערכת שתאפשר לכם להצמיח את העסק שלכם, מערכת שתתגמש בהתאם לצרכים העתידיים שלכם ותאפשר המשך עבודה קולחת גם כשהעסק יגדל.
מצאו את הערך המוסף בתוכנה המתאימה ביותר עבורכם
מעבר לניהול השוטף כמו הפקת קבלות וחשבוניות, רישום הכנסות והוצאות ודוחות של החשבונות שלכם כבעלי עסק או חברה, מערכת לניהול חשבונות יכולה להוות פקטור משמעותי בשדרוג העסק ולאפשר תכונות נוספות שיכולות לסייע לכם, לרווחת הלקוחות והרווחים שלכם.
בתוכנות מסוימות יש אפשרות של דפי מכירה המאפשרים מכירת מוצרים מקוונת, עם שירות העברת תשלום באפליקציות המסרים המידיים, סליקת אשראי וכדומה.
כמו כן יש מערכות בהן ניתן להוסיף את סמל החברה או העסק ולעצב את הקבלות, חשבוניות והצעות המחיר באופן שיתאים לצרכים ולסגנון שלכם אישית.
תוכלו לבדוק בנוסף את השירותים להלן:
- סנכרון בין תוכנות -
כדי לאפשר לכם לנהל את העסק באופן ידידותי ישנן תוכנות חשבונאות שמאפשרות סנכרון עם תוכנות אחרות עימן העסק או החברה שבבעלותכם כבר עובדים כך שתוכלו להמשיך להשתמש ולעבור בין המערכות בצורה חלקה שמעדכנת את המערכות השונות במידע השוטף. לדוגמא יש אפשרות לסנכרן את התוכנה עם מערכת פייפאל או מערכת סליקת אשראי, מערכת שליחת הודעות למייל, קופה רושמת, חנות מקוונת וכדומה..
- אפליקציה לטלפון הסלולרי -
רוב התוכנות המוכרות כיום פועלות באחסון בענן בשביל שניתן יהיה להשתמש בתוכנה לניהול העסק בכל מקום עם מגוון המכשירים המאפשרים לגלוש באינטרנט ובצורה זו להמשיך להיות בשליטה על המתרחש בעסק או בחברה שלכם גם מרחוק (אפילו בחופשה מחוץ לארץ). ישנן אפליקציות לטלפון הנייד שמסייעות בפיקוח על כל התזרימים וכן אף מאפשות להפיק חשבוניות ומגוון פעולות נוספות.
- מתן גישה למשתמשים שונים -
ניתן להשתמש בשירות שמאפשר לשלוט ולתת הרשאות בתוכנה לניהול חשבונות למספר משתמשים משתנה בהתאם לצורך שלך. ישנה אפשרות לבחור לאיזה נתונים ייחשף כל משתמש ולהגביל מידע רגיש מעובדים מסוימים. זהו שירות שיכול לאפשר למשרד רואי החשבון הרשאה מלאה לנתוני ההכנסות וההוצאות, ויחד עם זאת להגביל עובדים זוטרים שהשימוש שלהם בתוכנה הוא להפיק קבלות וחשבוניות בלבד.
- שירותים אוטומטיים מובנים -
ישנן פעולות עסקיות המתבצעות בעסק באופן רציף, על כן שירותי אוטומציה קבועים יוכלו לייעל ולהקל את קיומם השוטף באופן חלק וללא התעסקות מיותרת מצידכם.
למשל שליחת דו"ח באופן אוטומטי ישירות למשרד רואי החשבון, על פי החלטתכם באופן אוטומטי פעם או פעמיים בחודש.
דוגמא נוספת היא חיוב אוטומטי ללקוחות קבועים שמדי חודש רוכשים את אותו השירות או המוצר בסכום קבוע.
ניתן בשירות האוטומטי לקבוע שליחת מסמכים ללקוחות. ביש חשבונית קיימת אפשרות לשלוח ללקוח מסמך גביית חוב אותו יוכל הלקוח לשלם באופן מקוון. החשבונית אף היא מופקת ללא מגע יד אדם באופן אוטומטי ונשלחת לתיבת המייל של הלקוח.
- מספר עסקים- תוכנה אחת-
אנשים אשר ברשותם מספר עסקים או חברות יכולים לנהל את כל הפעילות העסקית שלהם בעזרת תוכנת הנהלת חשבונות אחת תחת אותו משתמש. היתרון בשירות זה הינו בכך שאין צורך במשתמש שונה והסיסמא משמשת את כל העסקים, וכן בהפקת חשבוניות ושאר המסמכים מחשבון אחד בצורה נוחה וקלה לתפעול.
קבלו המלצות ובדקו בעצמכם
במידה וישנו קולגה או מכר עסקי שמשתמש בתוכנה לניהול חשבונות כדאי להתייעץ איתו על החוויה שלו.
כפי שהצענו בתחילת המאמר, אחרי שצמצמתם את רשימת התוכנות להנהלת חשבונות הפוטנציאליות עבורכם לפי אופי הפעילות של העסק ושל הכישורים שלכם, ולפי התקציב שנוח לכם, צריך כעת להתעמק ולקרוא עליהן באופן מפורט. חשוב להתייעץ עם עמיתים למקצוע וכן לחפש באופן מקוון המלצות או ביקורות. כמו כן עובדי משרד רואי החשבון עימו אתם עובדים יוכלו גם הם לייעץ לכם מניסיונם.
ניתן להירשם לימי ניסיון חינם שמערכות רבות מציעות, ובכך לבחון בעצמכם האם התוכנה תענה על הצרכים שלכם. יש לבחון אם נוח וידידותי לכם להשתמש בממשק של התוכנה, האם אתם מרוצים מהתמיכה הטכנית באופן שגורם לכם לחוש ביטחון שברגע שתצוץ אי הבנה או תקלה תהיה כתובת לפנות אליה שתענה במהרה.
מילות סיכום
כיום קיימות לבחירת בעלי עסק כמות רבה ומגוונת של תוכנות להנהלת חשבונות. חשוב לבחור את התוכנה הנכונה אחרי חשיבה מעמיקה ולא אימפולסיבית, כמו גם לחשוב על הצרכים העתידיים והצמיחה של החברה או העסק.
במאמר העלנו מספר נקודות עליהן יש לתת את הדעת לפני שבוחרים באיזו תוכנה להשתמש.
חשוב לשים לב לאופי הפעילות ולצרכים של העסק שלכם, אבחנו מהן הדרישות העיקריות ורשימת הקריטריונים המהותיים ביותר מבחינתכם, וכך תוכלו לבסוף להבין איזו תוכנה מבין הקיימות עונה על הדרישות והקריטריונים הללו.
יש לדאוג שהתוכנה תתאים לכישורים הטכניים שלכם ושתספק לכם חווית תפעול נוחה וידידותית, מבלי לוותר על הטכנולוגיות הכלולות בתוכה.
בדקו עם קולגות ומול רואה החשבון עימו אתם עובדים לגבי ההמלצות שלהם על תוכנה להנהלת חשבונות באינטרנט.
חשוב אף לוודא שאתם מרוצים מהיכולת ליצור קשר עם מוקד התמיכה של המערכת במידת הצורך.
בחירת התוכנה הנכונה תסייע לכם בניהול השוטף ובצמיחה של החברה, לכן אנו מאחלים לכם עבודה פוריה.
